Как грамотно составить договор аренды помещения под офис? Содержание и образец документа, важные нюансы сделки

Почти любой организации, коммерческой и некоммерческой, необходимо офисное помещение для того, чтобы нормально вести деятельность. Не каждая компания может позволить приобрести офис, а вот взять в аренду – более посильная задача.

Оформлять отношения с собственником имущество нужно при помощи договора и никак иначе. Практика показывает, что если письменного соглашения нет, возникают конфликты, урегулировать которые проблематично даже в суде. Они могут касаться неперечисления арендной платы, ухудшения состояния помещения и многих других вопросов. Как правильно подготовить договор и заключить его?

Показать содержание

• Порядок составления типового документа
Какие бумаги понадобятся?     Содержание: существенные пункты и условия     Требуется ли оформление акта приема-передачи офисного помещения?     Сколько экземпляров нужно подготовить?     Заверение и регистрация    
• Заключение соглашения о субаренде
Порядок составления и содержание документа    
• Особые случаи
Если арендуется только рабочее место    

Порядок составления типового документа

Чтобы правильно все подготовить, необходимо:

1. Не отступать от норм, касающихся аренды и содержащихся в Гражданском кодексе РФ.
2. Соблюсти форму документа. Наполнить его правильным содержанием.
3. Позаботиться о том, чтобы для сделки были собраны все необходимые бумаги.

Какие бумаги понадобятся?

Перечень документов зависит от субъектного состава сделки. Во-первых, нужно определиться, кто выступает в роли арендодателя. Если это собственник, то ему нужно представить:

• выписку из ЕГРН, подтверждающую права на объект и свидетельство о гос. регистрации права, если последняя из указанных бумаг выдавалась;
• правоустанавливающие бумаги: договор купли-продажи, дарения и т. д.

Если офис в аренду передает иной законный владелец, то он помимо прочего должен подтвердить, что обладает всеми необходимыми полномочиями по совершению сделки. Об этом более подробно речь пойдет далее в статье.

Юридическое лицо должно представить учредительные документы и бумаги, подтверждающие полномочия представителя. Например:

• устав;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• приказ о назначении руководителя.

Представитель арендатора или арендодателя участвует в процессе совершения сделки на основании доверенности.

Содержание: существенные пункты и условия

В договоре аренды офисного помещения должны содержаться следующие пункты:

1. Дата и место его составление. Нужно указывать регион, населенный пункт. В идеале, еще и страну.
2. Сведения об арендаторе и арендодателе. Здесь нужно изложить информацию из документов, которые были указаны выше: полные паспортные данные, дату регистрации устава, номера ИНН и ОГРН, реквизиты доверенности и так далее – в зависимости от ситуации.
3. Сведения о предмете аренды. Помещение необходимо описать как можно подробнее. Как минимум, следует указать его адрес, кадастровый номер. Необходимо сослаться на документы, которые выданы на объект: выписка из ЕГРН, бумаги, подтверждающие право собственности арендодателя на него. Важно не забыть об указании цели использования. С офисным помещением все должно быть понятно. Тем не менее, следует указать, что кабинет, например, должен использоваться для организации офиса, а не склада.
4. Данные о размере арендной платы и порядке её внесения. Во-первых, здесь очень важно определиться с суммой, чтобы в случае возникновения какого-либо спора было понятно, исполнял ли арендодатель свою обязанность по оплате в полной мере или нет.

   Во-вторых, нужно отдельно оговорить вопрос о том, кто уплачивает платежи по ЖКХ, оплачивает интернет, финансирует ремонт и так далее. Причем следует прописать, входит ли, например, стоимость услуг ЖКХ в арендную плату, либо же суммы плюсуют друг к другу.

   В-третьих, нужно прописать, когда именно должны вноситься арендные платежи. Вариант: не позднее 25 числа каждого месяца. Наконец, следует прописать порядок внесения арендной платы. Вариантов несколько: наличными с распиской, переводом на банковский счет и т. д.

5. Срок аренды. Как правило, аренду офисов оформляют на срок, не превышающий год, чтобы не возникало необходимости регистрировать обременение в Росреестре.

• Скачать бланк типового договора аренды помещения под офис между юридическими лицами
• Скачать образец типового договора аренды помещения под офис между юридическими лицами

Стороны по своему усмотрению могут включить в договор и иные пункты. Главное, чтобы они не противоречили нормам действующего законодательства, в том числе ГК РФ. Так, например, арендодатель и арендатор могут определить в договоре конкретный орган правосудия, в который они должны обращаться в случае возникновения конфликта.

Если подобных пунктов в договоре не будет, то спорные ситуации будут регулироваться по правилам, установленным в законе. Возвратимся к примеру: если стороны не назвали в тексте договора конкретный суд, куда в случае чего нужно обращаться, то подсудность будет определяться по правилам, установленным процессуальным законодательством (АПК РФ, так как речь идет об ИП и юридических лицах).

Требуется ли оформление акта приема-передачи офисного помещения?

Согласно ст. 606 ГК РФ, арендодатель обязуется передать имущество, а не передает его.

То есть моменты подписания договора и получения офиса арендатором могут не совпадать. Передача имущества осуществляется по акту.

Как его составить, что в нем указать:

1. Дату и место составления.
2. Сведения о сторонах.
3. Информацию об объекте.

Очень важно оговорить в документе все имеющиеся недостатки. Иначе позже могут возникнуть проблемы. Например, изначально в офисе был неисправен кондиционер, каждая из сторон знала о недостатке, но в акте про него ничего не написали. Далее арендодатель направляет арендатору претензию, обвиняя последнего в том, что именно он, неосторожно эксплуатируя технику, сломал её. Начинаются долгие разбирательства, которые еще неизвестно чем закончатся.

Поэтому лучше оговаривать в акте все нюансы. Если у сторон нет претензий друг к другу, то это тоже нужно написать. Если есть какие-то нюансы, то информация о них обязана содержаться в акте.

• Скачать бланк акта приема-передачи офиса в аренду
• Скачать образец акта приема-передачи офиса в аренду

Сколько экземпляров нужно подготовить?

По общему правилу, нужно изготавливать бумаги в количестве, равном числу сторон сделки. Но если договор аренды подлежит регистрации в Росреестре, то нужно подготовить еще по одному экземпляру каждого документа, чтобы данный пакет остался на хранении в компетентном органе.

Заверение и регистрация

Закон не обязывает арендодателя и арендатора обращаться к нотариусу. Если стороны сделки хотят заверить документы у указанного должностного лица, то им это сделать никто не запрещает.

Почему некоторые предпочитают нотариальную форму договора? Нотариус – это дополнительные гарантии. Если возникнет какой-то серьезный спор, то в суд вызовут уже не только стороны сделки, но и должностное лицо, о котором идет речь.

Нотариус изначально проверяет, насколько законна сделка, которую ему предлагают удостоверить.

Что касается регистрации, то здесь все непросто:

1. Ст. 609 ГК РФ говорит о том, что договор аренды недвижимости всегда подлежит гос. регистрации.
2. Ст. 651 ГК РФ определяет: договор аренды зданий и сооружений не подлежит регистрации, если заключается менее чем на 1 год.

Формально, офисное помещение скорее всего не будет являться зданием или сооружением. Бывают, конечно, офисы, стоящие отдельно, но их не так много. Офис – это нежилое помещение. А о таких объектах в ст. 651 ГК РФ речи не идет. Но Верховный суд разъясняет: нежилое помещение (в том числе офис) нужно приравнивать к зданию.

Вывод: регистрация договора аренды офисного помещения нужна только в случае, если договор заключается на срок от года и выше. Поэтому подобные сделки оформляют заново каждые 11 месяцев.

Заключение соглашения о субаренде

Согласно ст. 615 ГК РФ, передавать имущество в субаренду можно только с согласия собственника – первоначального арендодателя. Причем это согласие должно быть выражено явно. То есть, в договоре аренды должно быть прямым текстом указано, что арендатор вправе сдавать имущество в субаренду.

Если этого пункта нет, арендатор не вправе сдавать офис в субаренду. Видимо, арендодатель этого не хочет.

Но бывает и так, что стороны первоначальной сделки забывают включить нужный пункт в договор. Можно составить дополнительное соглашение. В нем указывается следующая информация:

• О дате и месте составления.
• О сторонах.
• Прописываются реквизит первоначального договора.

Далее нужно написать, что собственник разрешает сдавать имущество в субаренду. Согласие дается не на передачу офиса конкретному лицу, оно действует в отношении неопределенного круга лиц. Контрагента выбирает сам арендатор.

Порядок составления и содержание документа

Если согласие собственника на субаренду имеется, то арендатор договаривается с третьим лицом о заключении сделки субаренды.

Данный договор оформляется по тем же правилам, что и первоначальный. Но есть некоторые особенности:

1. Сделка субаренды может быть заключена на срок, не превышающий аренду.
2. Перед собственником недвижимости ответственность несет арендатор.
3. Арендатор имеет право самостоятельно определять размер платы за пользование офисом. Даже если величина арендной платы составляет 5 тыс. рублей в месяц, арендатор может брать с субарендатора 10, 20 и 30 тыс. – сколько пожелает.

Таким образом, на субаренде можно заработать. И многие это делают.

• Скачать бланк договора субаренды офисного помещения
• Скачать образец договора субаренды офисного помещения

Особые случаи

Отличительные моменты в договоре при аренде между физлицами:

1. В договор вписываются паспортные данные сторон. Указываются данные доверенности, если аренда оформляется через представителя.
2. Доход по сделке облагается НДФЛ, который составляет 13%.
3. Помещение не может использоваться в коммерческих целях, так как для осуществления предпринимательской деятельности, как минимум, нужно иметь статус ИП.

• Скачать бланк договора аренды офиса между физическими лицами
• Скачать пример договора аренды офиса между физическими лицами

Отличительные моменты в договоре при аренде между юрлицами:

1. В договоре прописываются все реквизиты документов, на основании которых действует юрлицо. Указываются данные доверенности, на основании которой действует представитель.
2. Налоги арендодатель оплачивает в соответствии с выбранной системой.

Если арендуется только рабочее место

Если надо арендовать только рабочее место, договор заключается не на все нежилое помещение, а только на его часть. Сложность в том, что бывает непросто посчитать, какое пространство занимает арендатор, какой площадью он пользуется. Но это и не всегда требуется. Плату устанавливают не от квадратуры, а фиксированную.

Естественно, если в договором предусмотрено, что арендатор оплачивает услуги ЖКХ, но он должен вносить не всю сумму, указанную в квитанциях, а какую-то её часть. В остальном, все стандартно.

• Скачать бланк договора аренды рабочего места в офисе
• Скачать образец договора аренды рабочего места в офисе

Таким образом, договор аренды офисного помещения имеет ряд нюансов, о которых нужно знать, чтобы не иметь неприятностей. Все они были перечислены в статье.